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Hilfe bei administrativen Fragen

Inhaltsversion: 1.5.0 | 08.04.2022

Sie haben jemanden bei sich aufgenommen oder planen dies zu tun? Zunächst einmal vielen Dank für die Solidarität und Hilfsbereitschaft! Bei der Beschreibung der nächsten Schritte beziehen wir uns in erster Linie auf Erfahrungen zum Ablauf in der Stadt 68723 Schwetzingen, 68723 Oftersheim, sowie im Rhein-Neckar-Kreis. Wir freuen uns wenn Sie die Erfahrungen in Ihrer Kommune oder Ihrem Kreis mit uns teilen, sodass wir gemeinsam anderen in gleicher Situation helfen können.

Ich habe jemanden aufgenommen. Was nun?

Ihre erste Anlaufstelle ist in aller Regel das Bürgerbüro – dies ist zumeist ohne Termin möglich, um die Anträge für das Einwohnermeldeamt zu erhalten. Dort werden die Flüchtlinge zunächst in der Kommune erfasst. WICHTIG: Zur ordentlichen Erfassung muss zumindest der Ausweis bzw. Pass im Original vorliegen. Gehen Sie davon aus, dass das Bürgerbüro zumindest einmal die Geflohenen in Person sehen möchte. Die abgeschlossene Meldung im Bürgerbüro (Erhalt der Meldebescheinigung) ist Voraussetzung für weitere Schritte sowie u.a. für den Termin bei der Ausländerbehörde.

Nachdem die Meldebescheinung vorliegt, kann der Termin bei der Ausländerbehörde, wo die Geflohenen nochmals erfasst werden, wahrgenommen werden. Im Zuge dessen erhalten sie dann:

Kurz zusammengefasst

Die Abläufe sind noch nicht ganz klar und offenbar regional/kommunal zumindest teilweise abweichend. Daher beziehen wir uns im nachfolgenden auf den aktuellen Kenntnisstand in Schwetzingen (Kreisstadt) sowie Oftersheim (über den Rhein-Neckar-Kreis):

Quelle: Eigene Erfahrungsberichte im Rahmen dieser Initiative


Mögliche Probleme bei der Registrierung mit der nationalen ukrainischen ID Card

Es handelt sich um eine, laut eigenen Recherchen, seit 2016 ausgestellte und für zehn Jahre gültige ID Card, die allerdings keine internationale Gültigkeit besitzt. Grundlage für den vorliegenden Abschnitt ist ein Erfahrungsbericht basierend auf einer Registrierung eines Flüchtlings.

Zunächst konnte die nationale ID Card nicht abschließend verifiziert werden. Die betroffene Person war dazu angehalten, das ukrainische Konsulat persönlich aufzusuchen (für Baden-Württemberg ist dabei das Konsulat in München zuständig). Dort solle die Identität bzw. das Ausweisdokument schriftlich durch das Konsulat bestätigt werden. Die Reise dort hin verlief ergebnislos: das Konsulat hatte lediglich bestätigt, dass die vorliegende ID Card gültig/offiziell sei, aber kein ersatzweise international gültiges Dokument ausstellen wollen. Die offizielle Empfehlung war, dass die registrierende Gemeinde den Sachverhalt persönlich und telefonisch gegenüber dem Konsulat schildert um eine Verifikation zu erhalten.

Gemäß unseren Recherchen ist die ukrainische ID Card lediglich national in der Ukraine, sowie in Georgien (Einreise aus der Ukraine), Moldawien (ausschließlich für grenznahe Übergänge) und der Türkei gültig.

Kurz zusammengefasst

Die ukrainische (nationale) ID Card wird unter Umständen beim Bürgerbüro bzw. der Ausländerbehörde nicht als offizielles Dokument anerkannt.

Quelle: Eigene Erfahrungsberichte im Rahmen dieser Initiative


Eröffnung eines Bankkontos (z.B. für Asylbezüge, Lohn, Verträge)

Wir beziehen uns in diesem Abschnitt auf den Ablauf, der uns selbst aus aktuellem Anlass bekannt ist. Wir laden Sie gerne ein, Ihre Erfahrungen mit uns zu teilen, sodass auch der Ablauf in Ihrer Gemeinde, Ihrem Kreis oder Ihrem Bundesland geteilt werden kann. Nach einer Meldung beim Bürgerbüro sollten Sie, angesichts der aktuellen Lage, eine Kontoeröffnung in Betracht ziehen.

Tolle Aktion der Sparkasse Heidelberg: Kriegsflüchtlinge aus der Ukraine erhalten mit Meldeanschrift und Pass/Ausweisdokument ein im ersten Jahr kostenfreies Bankkonto! Nach ersten Informationen entsprechen die zur Auswahl stehenden Konten den sonst auch erhältlichen. Kleinere Anpassungen gibt es lediglich bei der Kontoführung (erstes Jahr kostenfrei, danach Übergang in den üblichen Tarif) sowie bei der Auflösung (sollte sich die Lage entspannen, sind die Kündigungsbedingungen offenbar flexibler; gleiches gilt für einen Umzug). In unserem Fall werden die Vertragsdokumente vorbereitet und liegen innerhalb von 24 Stunden zur Unterzeichnung vor.

Eine tolle Aktion und Unterstützung der Bank! Haben Sie ähnliche Erfahrungen mit anderen Geldinstituten gemacht und können diese hier teilen?

Quelle: Eigene Erfahrungsberichte im Rahmen dieser Initiative


Kind ist nicht im Pass der Mutter eingetragen

Wir haben diesen konkreten Fall vorliegen: Eine Mutter möchte mit ihrem Kind einreisen. Das Kind ist nicht im Pass der Mutter eingetragen. Es liegt allderdings die Geburtsurkunde des Kindes vor.

Wir sind aktuell in Klärung mit dem Auswärtigen Amt, wie in diesem Fall das weitere Vorgehen ist. Sobald uns die Informationen vorliegen, werden wir diesen Teil aktualisieren.

Update 17.03.2022 – Wir haben Rückmeldung vom Auswärtigen Amt erhalten. Bedauerlicherweise konnte die Frage, ob die Geburtsurkunde als gültiges Ausweis(ersatz)dokument ausreicht nicht abschließend beantwortet werden. Auszug aus der Nachricht des Auswärtigen Amtes:

[...] ]Grenzübertritt nicht ohne irgendeine Form von Identitätsdokument [...] (am besten) biometrischer Reisepass, [...] normaler Reisepass, ansonsten eine andere Form von Identitätsdokument (z.B. Führerschein). [...] (Aufgrund einer) Vielzahl von Grenzübergängen [...] (und) unterschiedliche an die Ukraine angrenzende Länder (ist eine) generelle Auskunft hierzu leider nicht möglich. Generell wird aber beobachtet, dass an den Grenzübergängen mit Pragmatismus und Verständnis vorgegangen wird [...]. Für eine Einreise nach und einen Aufenthalt in Deutschland ist grundsätzlich ein Pass oder Passersatz (z.B. ukrainischer Personalausweis) erforderlich.

Quelle: RefugeeShelters.DE eigene Recherche

Praxistipps und Erfahrungen

Begleiten Sie Ihre Gäste bei allen Behördengängen und bleiben Sie an deren Seite. Nach den Strapazen und den Traumata benötigen Sie vermutlich etwas Rückhalt, besonders in einem fremden Land mit unbekannten Formalitäten.

Drängen Sie sich allerdings nicht auf! Bieten Sie die Hilfe an, seien Sie da wenn gebraucht und halten Sie sich im Hintergrund wenn die Flüchtlinge dies bevorzugen.

Wenn Sie eine geflohene Person bei sich an der Anschrift melden, so ist mit diverser amtlicher oder sonst vertraglicher Post zu rechnen. Um zu verhindern, dass Post nicht an den Empfänger zurück geht, bringen Sie ein zusätzliches Namensschild an Ihrem Briefkasten an oder weisen Sie potenzielle Absender darauf hin den Adresszusatz "c/o IHR NAME" zu verwenden.


Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns

Vielen herzlichen Dank im Voraus!